beberapamasalah pokok atau masalah masalah yang sering ditemukan dalam kegiatan kearsipan, sebagai berikut. sarana dan tempat kegiatan kearsipan kurang/tidak memadai. pegawai pengelolaan arsip tidak atau kurang terlatih dan kurang atau tidak adanya bimbingan dari pimpinan dalam menjalankan tugasnya. kehilangan arsip sebagai akibat peminjaman yang Masalahpada NOKIA C2-03 dan cara mengatasinya mudah2an trit ini bisa membantu agan-agan semua :ilovekaskus Belum lama ini, tepatnya pada tahun 2011 nokia meluncurkan produk baru dengan desain slide dan resistive touchScreen yang tarlihat anggun da mewah, yakni NOKIAC2-03. Ponsel ini sangat menawan, dengan fitur yang lengkap dan dibandrol dengan harga yang begitu miring sehingga dapat menarik bany Ruanglingkup kearsipan yaitu kegiatan-kegiatan dalam pengelolaan arsip mulai dari penerimaan arsip sampai dengan pemusnahan arsip. Menurut Syamsul Anwar 1999: 24 ruang lingkup kearsipan meliputi: 1 penciptaan dan penerimaan warkat 2 pengumpulan dan pengaturan warkat 3 pengendalian warkat 4 pemeliharaan dan perawatan warkatarsip 5 penyimpanan Vay Tiền Nhanh Ggads. A. Masalah pokok dalam kearsipan 1. Pendapat-pendapat beberapa ahli a. Menurut Drs. Moekijat Masalah-masalah yang sering dijumpai dalam administrasi kearsipan, yaitu 1 Dipergunakan sistem pengolahan klasifikasi yang salah 2 Organisasi yang kurang baik dan perumusan tanggung jawab dan kekuasaan yang tidak jelas. 3 Pegawai-pegawai yang tidak terlatih 4 Tidak ada prosedur-prosedur kearsipan tertentu 5 Tidak ada penentuan waktu yang direncanankan untuk menyimpan maupun menghapuskan warkat-warkat. 6 Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan kegiatan 7 Kurang adanya pengawasan terhadap warkat-warkat surat-surat yang dipinjam atau pengembaliannya. b. Menurut Drs. E. Martono Masalah yang sering timbul bertalian dengan warkat, antara lain 1 Warkat tak dapat ditemukan kembali karena hilang. 2 Warkat ditemukan setelah lama mencari dengan membongkar seluruh tumpukan warkat. 3 Jumlah warkat tiap hari selalu bertambah 4 Tempat penyimpanan warkat terlalu kecil bila dibandingkan dengan jumlah warkat, sehingga tempatnya kurang. 5 Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat. 6 Pegawai di bidang penyimpanan kurang terlatih. c. Menurut Drs. The Liang Gie Masalah-masalah pokok dalam bidang kearsipan yang umumnya dihadapi oleh instansi-instansi bertalian dengan hal –hal berikut 1 Tidak dapat ditemukan kembali secara cepat dari bagian arsip suatu surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi. 2 Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh pimpinan atau satuan organisasi lainnya jangka waktunya sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan. 3 Bertambahnya surat-surat kebagian arsip tanpa ada penyusutan sehingga tempat dan peralatannya tidak lagi mencukupi. 4 Tata kerja dan peralatna kearsipan tidak mengikuti perkembangan iomu kearsipan modern, akibatnya pegawai-pegawai arsip tidak terampil dan kurangnya bibingan yang teratur. d. Menurut Drs. Aw. Widjaya Masalah pokok dalam bidang kearsipan antara lain 1 Tidak dapat menemukan kembali arsip secara cepat suatu surat yang diperlukan leh atasan atau petugas unit lain dari bagian arsip. 2 Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh unit lain dala waktu lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan. 3 Bertambahnya surat-surat ke dalam abgan arsip tanpa ada penyusutan, sehingga tempat dan peralatan tidak lagi mencukupi. 4 Tata kerja dan peralatan tak berkembang out of date, tak mengikuti perkembangan zaman up to date karena kujrang pengarahan kepada petugas kearsipan. Dari beberapa pendapat tentang masalah kearsipan yang dijumpai di instansi pemerintah/swasta dapat disimpulkan bahwa masalah kearsipan adalah a. Tidak dapat atau sulit menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat saat diperlukan. b. Membiasakan menumpuk arsip pada sembarangan tempat, padahal arsip itu harus segera disimpan. c. Kurang menyadari arti pentingnyasuatu arsip bagi organisasi. d. Peminjaman oleh pihak lain tidak melalui prosedur yang benar atau terlalu lama. e. Penyusunan arsip secara serampangan. f. Petugas arsip kurang terampil. B. Cara Pemecahan Masalah Maka untuk mengatasi masalah-masalah kearsipan tersebut, kita harus tahu bagaimana cara untuk mengatasi masalah-masalah tersebut agar tidak merugikan perusahaan, yaitu dengan memerhatikan langkah-langkah sebagai berikut 1. Pergunakan system penyimpanan secara tepat System penyimpanan arsip adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur memuat sesuatu pedoman tertentu untuk menyusun/menyimpan warkat, sehingga bilamana diperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat dan cepat. Terdapat 5 sistem penyimpanan arsip, yaitu a. System abjad alphabetic system b. System masalah subject system c. System tanggal chronologi system d. System wilayah geographic system e. System nomer numberic system 2. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, pengawasan / kontrol dan pengandilian yang ketat. 3. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan. a. Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering tidak lembab atau terlalu lembab. Ruang harus cukup retang sinar matahari harus dapat masuk ke ruang penyimpanan. Ruang penyimpanan harus mempunyai penghawaan ventilasi yang memadai. Ruang penyimpanan harus dijaga dari serangan api, serangga pemakan kertas, dan percikan air. b. Penggunaan racun serangga. Diharapkan setiap enam bulan ruang tempat penyimpanan disemprot DDT atau yang sejenis. Penyemprotan harus dilakukan dengan hati-hati agar tidak terkena langsung pada kertas arsip. Penyemprotan ditujukan ke lantai, dinding, dan rongga ruangan. Kapur barus juga dapat digunakan untuk mencegah serangan serangga dan kutu buku, yang dapat diletakkan disela-sela arsip. c. Tindakan preventif pencegahan yaitu melarang petugas atau siapapun membawa makanan ke ruang tempat kearsipan. Larangan merokok diruang arsip bagi petugas kearsipan atau orang lain. Dipasang tabung pemadam kebakaran. d. Memperhatikan kondisi arsip. Menjaga kondisi arsip tetap prima dengan cara membersihan arsip dengan kemucing maupun denga peralatan modern, mengeringkan arsip yang basah dengan kipas angin. 4. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat a. Ruangan yang tepat luas, suhu, kelembaban dll b. Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, mesin stensil, stempel, karbon dll. c. Alat-alat penerimaan surat, seperti bak surat, meja tulis, rak, dsb. d. Alat penyimpanan surat, seperti filling cabinet, lemari. e. Alat-alat lainnya, seperti tuangan, cahaya dsb. 5. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat Untuk dapat mengemban tugas, pegawai yang bekerja pada unit kearsipan bukan hanya ditunjang oleh factor lemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali keterampilan khusus mengenai bifang kearsipan. Pegawai yang telah terlatih baik dan mempunyai ilmu pengetahuan sangat dibutuhkan dalam satu unit pengelolaan kearsipan. Di samping itu tanggung jawab terhadap pekerjaan yang diberikan harus dijalankan sebaik-baiknya. Namun pada kenyataannya, sebagian pegawai masih enggan untuk menerima tugas-tugas kearsipan karena mereka memandang bahwa unit kearsipan pada setiap kantor adalah tempat yang membosankan. Adanya pandangan yang seperti ini menunjukkan bahwa pegawai tersebut kurang menyadari akan pentingnya pengelolaan arsip dalam suatu kantor untuk menunjang efektivitas suatu pekerjaan. Pemikiran-pemikiran seperti inilah yang harus dihindari dan sebaiknya ditanamkan rasa cinta terhadap arsip sehingga manusia sebagai factor penentu dalam pengelolaan kearsipan yang berdaya guna dan berhasil guna dapat tercapai dengan baik. 6. Penyelenggaraan penyusutan warkat Penyusutan warkat diadakan secara berkala sehingga tidak terjadi penimbunanwarkat dan tercampurnya warkat yang penting dengan warkat lama yang akan dimusnahkan. Manajemen kearsipan adalah suatu kegiatan penerimaan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip berupa dokumen atau surat secara sistematis menurut aturan tertentu sehingga arsip tersebut mudah ditemukan, aman dan terjaga dengan baik. Manajemen kearsipan berupa kegiatan yang berhubungan dengan siklus hidup arsip mulai dari tahap penciptaan arsip, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan kearsipan merupakan seni pengendalian dokumen berupa pengendalian penggunaannya, pemeliharaan, perlindungan serta penyimpanan arsip. Pengendalian arsip dengan perencanaan pembuatan, pemeliharaan sesuai dengan kepentingan arsip, pemberian jasa pelayanan bagi yang membutuhkan arsip, selanjutnya pemilihan arsip yang perlu dimusnahkan ataupun lain dari manajemen kearsipan adalah serangkaian kegiatan penataan terhadap penciptaan pengurusan, pemeliharaan, pemakaian, pengambilan kembali dan penyingkiran dokumen-dokumen yang dilakukan oleh pimpinan dari suatu organisasi agar terjamin bahwa dokumen-dokumen yang tidak berguna tidak disimpan, sedangkan dokumen yang bernilai benar-benar terpelihara dan Manajemen Kearsipan Berikut definisi dan pengertian manajemen kearsipan records management dari beberapa sumber buku Menurut Priansa, dkk 2013, manajemen kearsipan adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Menurut Sayuti 2013, manajemen kearsipan adalah suatu kegiatan menempatkan dokumen-dokumen arsip penting dalam tempat penyimpanan yang baik dan menurut aturan tertentu, sehingga bila diperlukan dapat diketemukan dengan mudah dan cepat. Menurut Soebroto 2003, manajemen kearsipan adalah kegiatan yang berkenaan dengan penerimaan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan benda-benda arsip. Menurut Sugiarto 2015, manajemen kearsipan adalah dasar dari pemeliharaan surat, kearsipan mengandung proses penyusunan dan penyimpanan surat-surat sedemikian rupa, sehingga surat/berkas tersebut dapat diketemukan kembali bila Manajemen Kearsipan Menurut Sugiarto 2015, terdapat beberapa aspek yang perlu diperhatikan dalam menentukan manajemen kearsipan yang baik, yaitu sebagai berikut Kepadatan. Faktor kepadatan bermaksud tidak menggunakan terlalu banyak tempat, khususnya ruangan lantai. Dengan kata lain, faktor kepadatan penyimpanan arsip dapat efisiensi penggunaan ruang kantor. Mudah dicapai. Aspek kemudahan dicapai sangat diperlukan dalam kegiatan pengelolaan arsip. File kabinet/almari penyimpanan arsip harus ditempatkan sedemikian rupa, sehingga mudah untuk menyimpan surat-surat ataupun mengambil arsip. Dengan mudah dicapai maka efisiensi tenaga dapat diwujudkan. Kesederhanaan. Faktor kesederhanaan bermaksud agar sistem penggolongan atau sistem penataan arsip dapat di mengerti dan dilaksanakan oleh setiap petugas, atau pengawas pada umumnya. Jangan sampai terjadi kesulitan penemuan arsip hanya dikarenakan seseorang tidak mengetahui bagaimana harus mencarinya. Keamanan. Faktor keamanan bermaksud agar dokumen-dokumen harus diberikan tingkat keamanan yang tepat sesuai dengan kepentingannya. Dalam hal ini harus menggunakan fasilitas pendukung yang memperhatikan aspek keamanan. Kehematan. Faktor kehematan bermaksud bahwa sistem kearsipan harus hemat dalam biaya uang, tenaga kerja dan biaya lainya. Elastisitas. Faktor elastisitas bermaksud bahwa sistem kearsipan harus dibuat dengan pertimbangan perluasan sistem penyimpanan dimasa yang akan dokumen seminimalnya. Faktor ini bermaksud bahwa dokumen yang disimpan adalah dokumen yang benar-benar harus diberikan bilamana diperlukan sehingga dokumen dapat ditemukan melalui bermacam-macam kepala heading.Dokumen-dokumen harus selalu disusun secara up to date, meskipun has demikian dapat bergantung pada penyusunan tenaga dan pengawasan. Harus dipergunakan sistem penggolongan yang paling tepat. Tidak ada sistem kearsipan yang paling baik, yang paling baik adalah sistem yang cocok dan tepat dengan kebutuhan didasarkan pada kebutuhan, sehingga sistem tersebut dapat membantu pencarian dokumen secara Lingkup Manajemen Kearsipan Menurut Sedarmayanti 2008, ruang lingkup dalam manajemen kearsipan dibagi menjadi beberapa tahapan, penjelasannya adalah sebagai berikuta. Penciptaan Arsip Tahap penciptaan arsip yaitu tahapan dasar guna mengontrol perkembangan dokumen akan dikelola sesuai dengan nilai manfaatnya bagi organisasi. Termasuk dalam tahapan ini adalah pengembangan dan penyusunan formulir baru bagi organisasi, seperti formulir pelanggan tentunya berbeda dengan formulir pemesanan barang. Tahap penciptaan meliputi beberapa sub, yaitu desain formulir, manajemen formulir, tata persuratan, manajemen pelaporan, sistem informasi manajemen dan Penggunaan Arsip Tahap penggunaan arsip yaitu arsip dapat dikategorikan sebagai arsip dinamis yaitu masih digunakan dalam kegiatan sehari-hari. Arsip dinamis digolongkan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif frekuensi penggunaan masih sangat tinggi dan arsip dinamis inaktif frekuensi penggunaan menurun. Tahap penggunaan meliputi filling system, penemuan kembali, pengurusan surat, program arsip vital dan pengelolaan pusat Pemeliharaan/Perlindungan Arsip Tahap pemeliharaan/perlindungan arsip yaitu Usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah dan mengambil langkah-langkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip berikut informasinya isinya serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang tidak Pemusnahan Arsip Tahap pemusnahan arsip yaitu tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna, penghancuran tersebut diharuskan. Pemusnahan yang dilakukan dalam satuan kerja unit pengolahan dalam lingkungan organisasi menyangkut arsip-arsip yang tidak penting bagi kegunaan unit pengolah, khususnya yang menyangkut surat-surat rutin biasa seperti undangan dan sejenisnya. Pemusnahan arsip harus melakukan ketentuan sebagai berikut pemusnahan dilaksanakan dengan membuat daftar arsip-arsip yang akan dimusnahkan, diketahui oleh pejabat-pejabat yang berwenang, pemusnahan dilakukan dengan berita acara Manajemen Kearsipan Menurut Sedarmayanti 2008, dalam penyimpanan, pengorganisasian dan pengelolaan arsip dibagi menjadi tiga jenis asas pengorganisasian, yaitu sebagai berikuta. Asas Sentralisasi Asas sentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan disatu unit khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip. Jadi unit-unit lain tidak melaksanakan pengurusan dan penyimpanan arsip. Asas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang tidak terlalu besar, dan masing-masing unit tidak banyak memerlukan informasi yang bersifat khusus atau asas sentralisasi adalah Memudahkan pengawasan pengelolaan arsip bagi organisasi secara menyeluruh. Dapat memperoleh gambaran tentang jenis-jenis bidang arsip yang dimiliki secara keseluruhan. Memudahkan pelaksanaan perawatan dan asas sentralisasi adalah Dapat menimbulkan keterlambatan di dalam pemenuhan kebutuhan arsip untuk masing-masing unit lainnya, mengingat pada waktu yang bersamaan, beberapa unit kemungkinan meminta arsip yang kurang terampil dan kurang memahami masalah yang ada di unit lain, mengakibatkan penyusunan arsip mungkin tidak atau kurang sistematik. Terpisahnya letak gedung kantor, dirasakan sebagai hambatan karena jarak yang Asas Desentralisasi Asas desentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di masing-masing unit dalam suatu organisasi. Asas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang besar/kompleks kegiatannya, dan masing-masing unit pada organisasi tersebut mengolah informasi yang khusus. Keuntungan asas desentralisasi adalah arsip yang dibutuhkan, akan lebih mudah dan lebih cepat diperoleh, karena prosedur tidak sulit. Sedangkan kerugian asas desentralisasi adalah pengawasan agak sulit dilakukan dan lebih banyak menggunakan biaya, tenaga dan Asas Gabungan antara Sentralisasi dan Desentralisasi Asas gabungan adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara asas Sentralisasi dan Desentralisasi. Asas ini digunakan untuk mengurangi kerugian yang terdapat pada asas Sentralisasi atau asas Desentralisasi. Misalnya untuk arsip yang bersifat umum dibutuhkan oleh semua unit, simpan di pusat arsip organisasi, sedangkan arsip yang sifatnya khusus disimpan di masing-masing Penyimpanan Arsip Penyimpanan arsip prinsipnya adalah menyimpan berdasarkan kata-tangkap, yaitu caption dari arsip yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun menurut urutan tertentu sehingga mudah dikelompokkan dan dicari di kemudian hari. Menurut Gie 2009, sistem penyimpanan arsip dapat dikelompokkan dalam lima jenis, yaitu sebagai berikuta. Penyimpanan menurut Abjad Alphabetic filling Pada penyimpanan ini, arsip-arsip disimpan menurut abjad dari nama-nama orang atau organisasi utama yang tertera dalam tiap-tiap arsip itu. Dalam surat-menyurat antara sebuah perusahaan dengan para langganannya misalnya, surat-surat yang ditujukan dan diterima dari para langganan itu disimpan menurut urutan abjad ini, sepucuk surat yang berhubungan dengan seseorang langganan dapat diketemukan kembali dengan lebih cepat daripada kalau semua surat Penyimpanan menurut pokok soal Subject filling Arsip-arsip dapat pula disimpan menurut urusan yang dimuat dalam tiap-tiap arsip. Misalnya semua surat-menyurat yang mengenai iklan dikumpulkan menjadi satu di bawah judul iklan. Demikian pula misalnya surat-surat kontrak tentang pembelian tanah dapat pula dihimpun dalam berkas yang diberi tanda berupa perkataan tanah. Arsip-arsip yang telah dikelompokkan menurut pokok soalnya itu kemudian disimpan juga menurut urut-urutan abjad judul-judul urusan Penyimpanan menurut wilayah Geographic filling Surat-surat yang harus dipelihara oleh sebuah organisasi dapat pula disimpan menurut pembagian wilayah. Untuk Indonesia misalnya, dapat diadakan pembagian menurut pulau-pulau Sumatera, Jawa, Kalimantan atau menurut wilayah provinsi Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, Daerah Istimewa Yogyakarta. Sebuah penerbit majalah yang mempunyai langganan di seluruh Indonesia, dapat umpamanya menyimpan surat-menyurat dengan para langganan itu menurut kota-kota tempat tinggal masing-masing orang. Di sini dipakai pula sistem abjad untuk mengatur urutan-urutan nama-nama langganan itu, tetapi pengelompokan utamanya adalah menurut pembagian Penyimpanan menurut nomor Numeric filling Pada sistem penyimpanan ini, arsip yang mempunyai nomor disimpan menurut urut-urutan angka dari 1 terus meningkat hingga bilangan yang lebih besar. Ini misalnya faktur-faktur yang dibuat oleh sebuah Penyimpanan menurut tanggal Chronological filling Sebagai sistem terakhir untuk menyimpan arsip-arsip ialah menurut urut-urutan tanggal yang tertera pada tiap-tiap arsip itu. Sistem ini dapat dipakai bagi arsip-arsip yang harus memperhatikan sesuatu jangka waktu tertentu, misalnya surat-surat Kecermatan Kearsipan Rasio kecermatan kearsipan adalah rumus yang menghitung efektivitas manajemen kearsipan yang telah dilakukan. Menurut Amsyah 2005, rasio kecermatan kearsipan dihitung dengan rumus berikutMisalnya untuk 10 arsip yang tidak ditemukan dan arsip dapat ditemukan, rasio kecermatannya adalah 0,1%. Untuk sistem penyimpanan yang sempurna, rasio kecermatan atau angka-kecermatan niscaya tidak akan lebih dari 0,5%. Angka yang mencapai 3% atau lebih mengisyaratkan agar bisnis mengadakan perbaikan pengelolaan arsipnya, yang mencakup sistem dan prosedur penyimpanan, peralatan yang dipergunakan, keterampilan personil, prosedur pemakaian arsip, dan kebijaksanaan pemindahan dan pemusnahan PustakaPriansa, dan Garnida, Agus. 2013. Manajemen Perkantoran. Bandung 2013. Manajemen Kantor Praktis. Bandung R. 2011. Pengelolaan Arsip. Jakarta Agus. 2015. Manajemen Kearsipan Modern Dari Konvensional ke Basis Komputer. Yogyakarta Gava 2008. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung Ilham The Liang. 2009. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta Zulkifli. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta Gramedia Pustaka Utama. - Arsip sangat penting dalam kegiatan dokumentasi. Ilmu kearsipan sangat diperlukan untuk dapat mengelola berkas-berkas milik instansi pemerintah maupun swasta. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, kearsipan merupakan hal-hal yang berkenaan dengan arsip. Bentuk arsip berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti sahih untuk dasar tindakan, keputusan, hingga penelitian. Perkembangan teknologi saat ini mendorong adanya arsip berwujud audio dan video digital. Hal ini membuat variasi jenis dan jumlah arsip pun semakin bertambah arsip yang semakin banyak membuat lembaga, organisasi, badan, maupun perusahaan kini memerlukan manajemen yang lebih dikenal dengan sistem kearsipan. Sistem itu berlaku buat jenis arsip manual maupun Arsip dan Kearsipan Istilah arsip dan kearsipan berbeda makna meskipun berkaitan erat. Pengertian kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang punya nilai kegunaan, dengan teratur dan terencana. Jadi, kearsipan merujuk pada sistem pengelolaan kearsipan penting untuk mengelola arsip yang dibuat maupun diterima, agar berkas mudah ditemukan kembali jika diperlukan. Sistem kearsipan yang optimal dapat memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi, badan, individu maupun perusahaan. Sementara itu, kata arsip merupakan serapan dari bahasa Belanda, archief, yang secara etimologi berasal dari bahasa Yunani archium, berarti peti tempat untuk menyimpan dalam bahasa Latin, arsip disebut felum bundle yang berarti benang atau tali. Menurut sejarah, saat itu benang atau tali digunakan untuk mengikat kumpulan lembaran tulisan atau catatan agar ringkas dan mudah dicari jika juga Cara & Syarat Restorasi Arsip Korban Banjir Gratis di ANRI Apa Saja Asas Kearsipan Kelebihan dan Kelemahannya Pengertian arsip awalnya menunjukkan tempat atau ruang penyimpanan berkas/dokumen. Namun, saat ini definisi arsip lebih mengarah sebagai catatan atau surat yang memiliki nilai kegunaan yang perlu untuk disimpan dengan sistem kearsipan. Dulunya arsip identik dengan warkat berasal dari bahasa Arab yang berarti surat. Lantas, dalam perkembangannya kemudian, warkat dimaknai sebagai lembaran berisi keterangan atau informasi yang mempunyai arti dan kegunaan. Warkat juga dapat diartikan sebagai alat pembayaran non-tunai yang diperhitungkan melalui kliring. Adapun merujuk pada definisi dari Lembaga Administrasi Negara LAN, arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lainnya, dalam segala macam bentuk dan sifatnya, atau salinan dengan segala cara penciptaannya, yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan maupun fungsi kebijakan dari sebuah Arsip Arsip harus secara tepat menggambarkan apa yang dikomunikasikan dan diputuskan atau tindakan yang dilakukan. Arsip harus dapat mendukung kebutuhan bisnis yang terkait dan digunakan untuk tujuan akuntabilitas. Adapun karakteristik arsip yang menunjukkan kualitasnya adalah sebagai berikut1. AutentikInformasi melekat pada wujud aslinya seperti informasi mengenai waktu dan tempat arsip dibuat/ diterima, memiliki tujuan dan kegiatan, bukti kebijaksanaan dan organisasi penciptanya. 2. LegalDokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan, dan memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan. 3. Unik Tidak dibuat massal dan memiliki kronologi produk. Jika arsip diduplikasi dibuat tembusan akan memiliki arti yang berbeda untuk pelaksanaan kegiatan. 4. TerpercayaDapat dipergunakan sebagai bukti sahih sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan - Pendidikan Kontributor Nurul AzizahPenulis Nurul AzizahEditor Addi M Idhom Tentunya dalam mengelola kearsipan tidak akan terlepas dari masalah-masalah kearsipan Dengan semakin kompleksnya arsip yang ditangani juga akan berdampak terhadap bertambahnya kendala yang dihadapi oleh unit atau bagian yang menangani arsip pada sebuah organisasi atau kantor. Di Indonesia, secara umum Manajemen Kearsipan masih dipandang sebagai sebuah pekerjaan yang remeh-temeh. Pandangan inilah yang terkadang membawa kehancuran sebuah organisasi atau kantor. Jadi, kehancuran sebuah organisasi atau kantor tidak semata-mata disebabkan oleh faktor eksternal, melainkan juga internal organisasi. Manajemen Kearsipan yang buruk akan membawa dampak pada buruknya Sistem Informasi Manajemen yang dijalankan. Sehingga dengan demikian, akan terjadi banyak kesimpangsiuran informasi dan saling tumpang tindih dalam organisasi. Perlu digarisbawahi bahwa hal ini tidak membantu sebuah organisasi berkembang, melainkan membenamkan pada keruwetan sistem informasi manajemen terutama yang terkait dalam pengambilan keputusan. Berikut berapa poin kendala yang sering dihadapi dalam manajemen kearsipan 1. Kesalahpahaman pada konsep kearsipan. Kurangnya pemahaman yang komprehensif terhadap konsep arsip dan manajemen kearsipan dalam suatu organisasi atau kantor. Seringkali sebuah organisasi atau kantor mengesampingkan arti penting arsip dan manajemen kearsipan. Secara konseptual, hal ini merupakan kesalahan besar bagi setiap organisasi yang ingin terus tumbuh dan berkembang. Kesalahan konseptual ini nampak pada kurangnya penghargaan terhadap keberadaan arsip dan manajemen kearsipan. Arsip dan manajemen kearsipan kerap dipandang sebagai sebuah hal yang membosankan dan tempat buangan bagi karyawan. 2. Lemahnya sumber daya manusia pengelola Dikarenakan pandangan yang salah terhadap arsip dan manajemen kearsipan, maka investasi sumber daya manusia yang mengelola arsip juga seolah seadanya. Dalam arti pengelolaan arsip pada sebuah organisasi atau kantor seringkali dipasrahkan pada orang yang tidak memiliki pemahaman dan kemampuan yang cukup kompeten terhadap bidang kearsipan. 3. Kuantitas arsip Pertambahan volume arsip akan bertambah dan berkurang secara terus menerus, tergantung dari tingkat kebutuhan dan kerja suatu organisasi atau kantor. Penambahan arsip membutuhkan respon yang baik, agar keberadaan arsip tetap tertata dengan baik meski terus bertambah. Begitu juga halnya dengan pengurangan atau penyusutan arsip. Perlu dipikirkan pola penyusutan arsip yang tepat, agar arsip tetap bisa dijadikan acuan pihak management dalam pengambilan keputusan yang terkait dengan urusan organisasi atau kantor. 4. Kualitas arsip Di samping penambahan dan pengurangan arsip, sektor penyimpanan dan pemeliharaan arsip juga perlu diperhatikan. Hal ini bertujuan untuk menjaga keberadaan arsip tetap berkualitas. Dalam arti tidak mengalami kerusakan dan/atau kelapukan pada tempat penyimpanan. Karena jika terjadi kerusakan pada arsip yang disimpan itu berarti akan menimbulkan kerugian tersendiri bagi organisasi. 5. Tidak adanya sistem kearsipan yang baku Tidak adanya sistem kearsipan yang baku dalam sebuah organisasi menyebabkan keberadaan arsip akan carut marut tidak karuan. Hal ini sangat bertentangan dengan prinsip-prinsip dasar kearsipan dan merugikan organisasi itu sendiri. Lemahnya sistem pengawasan terhadap keluar masuknya arsip bisa menyebabkan hilang atau rusaknya arsip yang keluar dari tempat penyimpanan. Di samping itu juga perlu diperhatikan sistem kewaktuan peminjaman akses terhadap arsip. Hal ini terkait dengan kebutuhan pihak lain yang akan mengakses arsip yang sama. 6. Peralatan dan perlengkapan Meski tidak harus mahal dan mewah, peralatan dan perlengkapan penunjang manajemen kearsipan juga perlu diperhatikan. Dengan adanya peralatan dan perlengkapan khusus, diharapkan arsip dapat disimpan dan dirawat dengan baik. Begitu juga dengan tata penyimpanan peralatan dan perlengkapan. Harus menganut kaidah kemudahan akses bagi pengguna. 7. Perkembangan teknologi Laju perkembangan teknologi juga membawa permasalahan tersendiri bagi bidang kearsipan. Meski saat ini sudah banyak organisasi yang menerapkan sistem komputerisasi, manajemen kearsipan manual masih tetap dibutuhkan keberadaannya. Hal ini tidak terlepas dari begitu banyaknya arsip peninggalan masa lampau yang berbentuk manual. Namun demikian, perlu dipikirkan lebih lanjut tentang perubahan pengelolaan arsip dari sistem manual menuju sistem digital. Belajar Manajemen Kearsipan di Android Anda bisa dengan leluasa belajar tentang masalah-masalah kearsipan menggunakan buku elektronik berbasis Android yang sudah saya sediakan unduhannya di bawah ini. Unduh DI SINI Demikianlah bahasan saya tentang masalah-masalah dalam kearsipan. Semoga bermanfaat dan belajar semakin mudah dan menyenangkan.

jelaskan 3 masalah dalam kearsipan dan cara mengatasinya